Tips Meeting Yang Efektif dan Efisien

Berikut adalah tips melakukan meeting yang efektif dan efisien :

MEMBUAT UNDANGAN MEETING

1. Tujuan Meeting yang jelas. Tujuan meeting spesifik dan didefinisikan 

2. Peserta/ undangan meeting yang relevan. Contoh: Jika ingin mengumumkan perubahan maka undanglah orang-orang yang terkena dampak perubahan, jika ingin  memecahkan masalah maka undanglah sumber informasi yang baik (trampil, berpengalaman, dst) untuk membuat solusi. 

3. Komitmen pada jadwal Anda. Ada rencana agenda berikut timeline untuk setiap item. Keterangan: saat berada di pertemuan tampilkan agenda dan timeline pada layar atau papan tulis untuk orang lain untuk melihat. Hal ini membuat orang terfokus.

4. (bila ada) Lampirkan materi meeting. Dimaksudkan untuk dipelajari sebelum menghadiri meeting 

DI DALAM MEETING

5. Membuat aturan dan kerangka meeting. Dimaksudkan agar muncul partisipasi/ kontribusi yang jujur dan konstruktif dari orang yang relevan. Jika Anda melihat satu orang memonopoli percakapan maka katakan, "Kami menghargai kontribusi Anda, mohon dipersingkat karena sekarang kita perlu masukan dari orang lain sebelum membuat keputusan". 

6. Mulai dan akhiri tepat waktu . Akan menjadi reputasi baik bagi penyelenggara meeting karena menghargai waktu orang lain yang sangat berharga. 

7. Meminimalisir hilangnya fokus diskusi. Semisal: tidak mengijinkan bermain HP saat meeting, bila melenceng dari topik diskusi segera ingatkan atau alihkan dengan menyampaikan untuk membahasnya lain waktu, putuskan suatu item agenda telah selesai dibahas atau ditunda sebelum beranjak ke item agenda lain,  

DI AKHIR MEETING

8. Follow up. Untuk menghindari kesalah pahaman interpretasi maka rangkumlah menjadi Risalah : apa status capaiannya (progress), PIC dan tugas yang diberikan selanjutnya berikut batas waktu yang diberikan. Distribusikan Risalah meeting tsb selambatnya 24 jam setelah meeting, dengan demikian peserta meeting akan mendapatkan pemahaman yang sama.