Menyiapkan Meeting Minutes (Risalah Meeting)

Meeting Minutes adalah catatan nyata dari pertemuan bagi peserta dan sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir. Dalam beberapa hal dapat bertindak sebagai referensi misalnya bila ada kegiatan kolaboratif lainnya maka rangkuman meeting dapat berfungsi untuk memberi tahu (atau mengingatkan) PIC dari tugas yang diberikan kepada mereka berikut timeline-nya


5 LANGKAH ESENSIAL DARI RISALAH MEETING

1. Perencanaan Awal 

• Menyesuaikan kerangka meeting dan kelengkapan yang digunakan maka dapat disiapkan format Risalah ataupun Catatan meeting yang mencakup seluruh item agenda meeting dan hasil yang diinginkan/ dicapai (berikut nomor urut item agenda). 
• Notulis melakukan klarifikasi kepada penyelenggara meeting tentang bagaimana risalah meeting dibuat/ diharapkan. Semisal bila penyelengara akan mengarahkan ke pengambilan keputusan melalui voting/ pemufakatan atau item apa saja yang perlu dicatat. Bila perlu konsultasikan format yang telah dibuat.
• Pastikan format umum Risalah ataupun Catatan meeting telah mengikuti format organisasi. Secara umum Risalah atau Catatan meeting memuat: Tanggal & Jam Meeting, Peserta meeting yang Hadir dan Tidak Hadir, Persetujuan ataupun Koreksi/ Amandemen hasil meeting sebelumnya, Keputusan tiap item Agenda (semisal: tindakan yang telah (disetujui) diambil, apa langkah berikutnya, hasil voting, usulan yang diajukan dan tidak diterima, item pembahasan yang ditunda, bahasan baru, kapan meeting selanjutnya), serta lampirkan dokumen yang dijadikan rujukan dalam meeting nantinya  

2. Pencatatan (pada saat meeting)

• Lakukan pencatatan kehadiran undangan/ peserta meeting
• Mencatat keputusan dan catatan meeting pada format Risalah ataupun Catatan meeting yang telah disiapkan. 
• Mintalah klarifikasi bila ditemui keraguan pemahaman sebuah keputusan ataupun catatan.
• Jangan mencatat seluruh pembicaraan meeting, fokuslah pada yang telah ditetapkan oleh penyelenggara meeting semisal: keputusan, penugasan, rencana tindakan, dll
• Bila perlu gunakan perekaman suara setelah memberitahu ke seluruh peserta meeting.  

3. Membuat Risalah Meeting (menjelang selesai/ di akhir meeting)

• segeralah rangkum semua Catatan meeting ke dalam Risalah Meeting yang ringkas dan jelas agar mudah dipahami
• review Risalah meeting dan klarifikasi ke forum bila diperlukan bahwa tidak ada terlewat ataupun perlu dikoreksi

4. Mendistribusikan Risalah Meeting 

• Pastikan ketua penyelenggara meeting telah melakukan review sebelum mendistribusikan risalah meeting

5. Penyimpanan (dokumentasi) Risalah Meeting 

• Banyak organisasi meninjau ulang dan selanjutnya menyetujui atau merubah/ merevisi hasil pertemuan sebelumnya untuk disesuaikan dengan keperluan terkini. Untuk itulah Risalah meeting perlu disimpan sebagai referensi di masa datang