Langkah Melakukan Perencanaan dan Eksekusi

Bagaimana melakukan sebuah perencanaan dan eksekusi yang efektif dan efisien ?

Berikut adalah P-D-C-A cycle yang bisa dijadikan rujukan untuk merumuskannya

PLAN:  terkait kebijakan, tujuan dan proses (pekerjaan) yang diperlukan

6W + 1H

• WHO : siapakah orang yang akan menjadi sasaran jasa/ produk ini 
• WHY : kenapa (latar belakang) jasa/ produk ini perlu dilakukan 
• WHEN : kapan jasa/ produk ini harus diselesaikan
• WHAT : apa sumber daya apa yang diperlukan/ sudah ada dan resikonya
• WHERE : kemana saja jasa/ produk tersebut diberikan
• HOW : bagaimana (cara) jasa/ produk tersebut diberikan

DO: menjalankan rencana (termasuk di dalamnya rencana perbaikan)

• Pemberian kewenangan/ tanggung jawab
• Menetapkan deskripsi kerja per aktifitas  dan indikator proses
• Melakukan aktifitas (realisasi jasa/ produk)
• Mengumpulkan data untuk keperluan perbaikan

CHECK: memonitor/ nilai/ evaluasi hasil kerja dan progress terhadap plan

• Menganalisa data (verifikasi, validasi, audit)
• Membandingkan antara Rencana dan Pencapaian
• Merangkum penyimpangan

ACT: melakukan perbaikan berkesinambungan (preventive & corrective action) untuk meningkatkan kinerja proses

• Mengimplementasikan perbaikan
• Mengevaluasi indikator proses secara berkesinambungan
• Mengidentifikasi perbaikan yang potensial untuk dilakukan
• Melibatkan orang-orang yang relevan

Implementasinya bisa dikembangkan seperti berikut

I. MENETAPKAN TUJUAN

Tetapkan tujuan perencanaan umum (primer & sekunder) berikut rinciannya dengan jelas

II. MENGUMPULKAN, MENGANALISA DAN MENGKLASIFIKASI INFORMASI

1. Menetapkan perkiraan-perkiraan dasar (sumber daya, waktu, dll) sebuah rencana
2. Mengumpulkan, menganalisa dan mengklasifikasi data hingga dibuatkan tabulasi untuk dianalisa oleh pihak yang relevan
3. Membuat rencana-rencana alternatif untuk selanjutnya ditabulasikan, menetapkan rencana alternatif terbaik sebagai Rencana Utama dan menetapkan rencana cadangan 

TIPS :

1. Lakukan brainstorming dengan menggunakan Mind Map untuk memfasilitasi berbagai ide dan pemikiran secara berurutan dari sebuah topik diskusi ataupun problem. 
2. Mind Map akan membantu dalam membangkitkan inspirasi, memudahkan menuliskan ide-ide, menciptakan suasana terbuka (tanpa hambatan) dalam menerima ide kreatif, memudahkan otak untuk membuat feedback secara instan karena format informasi dalam bentuk grafis
3. Jangan terlalu banyak menggunakan logika umum, berpikirlah out of the box 
4. (bila tidak terlalu mengganggu) Jangan terlalu mempermasalahkan suatu spelling ataupun struktur informasi mind map
5. Kwantitas ide yang masuk lebih diperlukan dari hanya kwalitas satu ide 
6. pengulangan ide yang disampaikan hendaknya berupa penyempurnakan (menambahi, menguranggi, memodifikasi) ide tsb dan dipertimbangkan sebagai kecenderungan peserta diskusi (walaupun belum menjadi keputusan)
7. Gunakan beberapa mind map untuk mengatasi kemacetan diskusi

III PENGORGANISASIAN 

1. Buatlah struktur hirarki organisasi, bagian-bagiannya, hubungan kerjasamanya, alokasi sumber daya (manusia, alat, keuangan, eksternal, dst), berikan catatan/ ide, dan buatlah perbaikan/ koreksi bila diperlukan terhadap koneksi antar pemikiran/ ide awal 
2. Identifikasi potensi masalah, penyebab dan tindakan mengatasinya (analisa SWOT, dsb)
3. Tentukan strategi, prioritas tugas dan buatlah jadwal dalam grantt chart berikut data/ sumber daya yang dibutuhkan
4. Rencana turunan disiapkan oleh PIC/ koordinator tugas untuk mendukung Rencana Utama

IV. EKSEKUSI DAN KOMUNIKASI

1. Efisien dalam mejalankan-menelusuri-memonitor aktifitas merujuk pada rencana kerja
2. Lakukan review berkelanjutan hingga (bila diperlukan) dilakukan koreksi untuk menghindari hasil yang tertunda 
3. Kolaborasi dan distribusikan informasi melalui meeting, update status (penyimpangan, trends, capaian, laporan tim), brainstorming dengan tim dan sediakan akses informasi baik real ataupun delayed time