Menyiapkan Meeting Minutes (Risalah Meeting)

Meeting Minutes adalah catatan nyata dari pertemuan bagi peserta dan sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir. Dalam beberapa hal dapat bertindak sebagai referensi misalnya bila ada kegiatan kolaboratif lainnya maka rangkuman meeting dapat berfungsi untuk memberi tahu (atau mengingatkan) PIC dari tugas yang diberikan kepada mereka berikut timeline-nya


5 LANGKAH ESENSIAL DARI RISALAH MEETING

1. Perencanaan Awal 

• Menyesuaikan kerangka meeting dan kelengkapan yang digunakan maka dapat disiapkan format Risalah ataupun Catatan meeting yang mencakup seluruh item agenda meeting dan hasil yang diinginkan/ dicapai (berikut nomor urut item agenda). 
• Notulis melakukan klarifikasi kepada penyelenggara meeting tentang bagaimana risalah meeting dibuat/ diharapkan. Semisal bila penyelengara akan mengarahkan ke pengambilan keputusan melalui voting/ pemufakatan atau item apa saja yang perlu dicatat. Bila perlu konsultasikan format yang telah dibuat.
• Pastikan format umum Risalah ataupun Catatan meeting telah mengikuti format organisasi. Secara umum Risalah atau Catatan meeting memuat: Tanggal & Jam Meeting, Peserta meeting yang Hadir dan Tidak Hadir, Persetujuan ataupun Koreksi/ Amandemen hasil meeting sebelumnya, Keputusan tiap item Agenda (semisal: tindakan yang telah (disetujui) diambil, apa langkah berikutnya, hasil voting, usulan yang diajukan dan tidak diterima, item pembahasan yang ditunda, bahasan baru, kapan meeting selanjutnya), serta lampirkan dokumen yang dijadikan rujukan dalam meeting nantinya  

2. Pencatatan (pada saat meeting)

• Lakukan pencatatan kehadiran undangan/ peserta meeting
• Mencatat keputusan dan catatan meeting pada format Risalah ataupun Catatan meeting yang telah disiapkan. 
• Mintalah klarifikasi bila ditemui keraguan pemahaman sebuah keputusan ataupun catatan.
• Jangan mencatat seluruh pembicaraan meeting, fokuslah pada yang telah ditetapkan oleh penyelenggara meeting semisal: keputusan, penugasan, rencana tindakan, dll
• Bila perlu gunakan perekaman suara setelah memberitahu ke seluruh peserta meeting.  

3. Membuat Risalah Meeting (menjelang selesai/ di akhir meeting)

• segeralah rangkum semua Catatan meeting ke dalam Risalah Meeting yang ringkas dan jelas agar mudah dipahami
• review Risalah meeting dan klarifikasi ke forum bila diperlukan bahwa tidak ada terlewat ataupun perlu dikoreksi

4. Mendistribusikan Risalah Meeting 

• Pastikan ketua penyelenggara meeting telah melakukan review sebelum mendistribusikan risalah meeting

5. Penyimpanan (dokumentasi) Risalah Meeting 

• Banyak organisasi meninjau ulang dan selanjutnya menyetujui atau merubah/ merevisi hasil pertemuan sebelumnya untuk disesuaikan dengan keperluan terkini. Untuk itulah Risalah meeting perlu disimpan sebagai referensi di masa datang

Tips Meeting Yang Efektif dan Efisien

Berikut adalah tips melakukan meeting yang efektif dan efisien :

MEMBUAT UNDANGAN MEETING

1. Tujuan Meeting yang jelas. Tujuan meeting spesifik dan didefinisikan 

2. Peserta/ undangan meeting yang relevan. Contoh: Jika ingin mengumumkan perubahan maka undanglah orang-orang yang terkena dampak perubahan, jika ingin  memecahkan masalah maka undanglah sumber informasi yang baik (trampil, berpengalaman, dst) untuk membuat solusi. 

3. Komitmen pada jadwal Anda. Ada rencana agenda berikut timeline untuk setiap item. Keterangan: saat berada di pertemuan tampilkan agenda dan timeline pada layar atau papan tulis untuk orang lain untuk melihat. Hal ini membuat orang terfokus.

4. (bila ada) Lampirkan materi meeting. Dimaksudkan untuk dipelajari sebelum menghadiri meeting 

DI DALAM MEETING

5. Membuat aturan dan kerangka meeting. Dimaksudkan agar muncul partisipasi/ kontribusi yang jujur dan konstruktif dari orang yang relevan. Jika Anda melihat satu orang memonopoli percakapan maka katakan, "Kami menghargai kontribusi Anda, mohon dipersingkat karena sekarang kita perlu masukan dari orang lain sebelum membuat keputusan". 

6. Mulai dan akhiri tepat waktu . Akan menjadi reputasi baik bagi penyelenggara meeting karena menghargai waktu orang lain yang sangat berharga. 

7. Meminimalisir hilangnya fokus diskusi. Semisal: tidak mengijinkan bermain HP saat meeting, bila melenceng dari topik diskusi segera ingatkan atau alihkan dengan menyampaikan untuk membahasnya lain waktu, putuskan suatu item agenda telah selesai dibahas atau ditunda sebelum beranjak ke item agenda lain,  

DI AKHIR MEETING

8. Follow up. Untuk menghindari kesalah pahaman interpretasi maka rangkumlah menjadi Risalah : apa status capaiannya (progress), PIC dan tugas yang diberikan selanjutnya berikut batas waktu yang diberikan. Distribusikan Risalah meeting tsb selambatnya 24 jam setelah meeting, dengan demikian peserta meeting akan mendapatkan pemahaman yang sama.

Tipe Disain Organisasi

Secara umum saat ini tipe organisasi bisa dikatagorikan dalam kelompok tipe Tradisional dan Kontemporer (modern)

I. TRADISIONAL

1. Struktur Sederhana : departementalisasi rendah, rentang kendali yang luas, wewenang terpusat, dan sedikit formalisasi.
   Contoh: Pengurus mengelola dan mengendalikan banyak bidang/fungsi serta anggota bekerja untuk semua pekerjaan (tidak fokus) karena tidak adanya kebijakan atau prosedur standar.   
2. Struktur Fungsional: kerjasama kelompok berdasar spesialisasi (keterkaitan). Sudah mendekati ke arah departementalisasi.
3. Struktur Divisional: terbentuk dari unit/bagian terpisah, unit/bagian semi otonom. Dalam suatu organisasi dimungkinkan terdapat banyak bagian yang memiliki tujuan berbeda pada tiap bagiannya. Dalam hal ini KaBag harus fokus dan bertanggung jawab atas keberhasilan/ kegagalan unit/ bagiannya

II. KONTEMPORER (MODERN)

1. Struktur Tim: sebuah organisasi terdiri dari beberapa tim, dan setiap tim bekerja menuju tujuan bersama. Dalam organisasi tidak ada hierarki atau rantai komando. Oleh karena itu, tim dapat bekerja dengan cara yang mereka inginkan, dan memikirkan cara yang paling efektif dan efisien untuk melakukan tugas-tugas mereka. Tim diberi kewenangan dalam berinovasi  seperti yang mereka inginkan. Beberapa tim mungkin memiliki pemimpin kelompok yang bertanggung jawab dari kelompoknya.
2. Struktur Matriks: menugaskan para spesialis dari departemen fungsional yang berbeda untuk bekerja pada satu atau lebih pengurus/ pengelola proyek/ kegiatan. Dalam sebuah organisasi dimungkinkan terdapat proyek/ kegiatan yang berbeda secara bersamaan sehingga pada setiap proyek/ kegiatan ditugaskan pengurus/ pengelola yang memiliki tugas mengalokasikan semua sumber daya (spesialis masing-masing fungsi) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek/ kegiatan tersebut. 
3. Struktur Proyek/ Kegiatan: anggota terus bekerja pada proyek/ kegiatan tsb. Ini seperti struktur matriks, bedanya ketika proyek berakhir anggota tidak kembali departemen mereka (terus bekerja dalam tim). Setelah proyek/ kegiatan  selesai maka tim bergerak ke proyek/ kegiatan berikutnya.
4. Unit Otonom Internal: organisasi terdiri dari banyak unit desentralisasi yang independen, masing-masing dengan tujuan produk sendiri, konsumen sendiri, target sendiri, dll. Tidak ada kontrol atau alokasi sumber daya terpusat.
5. Organisasi Terbuka: disain tidak didefinisikan oleh, atau dibatasi oleh batas-batas horisontal, vertikal, atau eksternal yang dikenakan oleh struktur yang telah ditetapkan (disainnya tidak terstruktur) dengan tujuan lebih fleksibel karena tidak ada batas untuk mengelolanya, seperti: rantai komando, departementalisasi, dan hirarki organisasi. Bukan depertamentalisasi tapi menggunakan pendekatan tim. 
   Pengurus Organisasi Terbuka bisa mengelola dengan menggunakan:: organisasi virtual: memiliki sejumlah kecil pengurus/ anggota tetap, namun untuk menghadapi situasi khusus akan menyewa spesialis  (outsource: sub kontraktor/ freelancer). :: organisasi modular (kegiatan utamanya membuat produk): beberapa aktifitas dasar di lakukan oleh beberapa organisasi eksternal dengan produk kerja yang berbeda, selanjutnya hasil kerja tsb disatukan untuk menjadi produk baru Organisasi tsb:: jaringan organisasi: organisasi melakukan outsourcing fungsi kegiatan utama mereka untuk lebih fokus pada apa yang mereka berada dalam bisnis untuk melakukan.
6. Organisasi Pembelajaran (learning organization): organisasi yang mengembangkan kemampuan untuk terus belajar, beradaptasi, dan melakukan perubahan. Organisasi pembelajaran harus;:: memiliki anggota yang berpengetahuan luas, mampu berbagi, dan menerapkannya di lingkungan organisasinya. :: memiliki budaya organisasi yang kuat, anggota memiliki tujuan sama dan bersedia untuk bekerja sama melalui berbagi pengetahuan dan informasi. :: memiliki tim disain dan kepemimpinan yang kuat:: inovatif  dan berpengetahuan agar berpengaruh atas kompetitornya.

Selanjutnya silahkan evaluasi dan analisa bersama anggota organisasi tentang struktur dan disain organisasi anda. Buat Skor untuk melihat pemahaman anggota anda terhadap Organisasi anda.

1. Spesialisasi Kerja :
   :: Tinggi
   :: Rendah
   :: Rata-Rata/ Sedang
   :: Tidak Tahu/ Yakin
2. Departementalisasi dalam Organisasi anda berdasar:
   :: Departementalisasi Campuran
   :: Departementalisasi Fungsional saja
   :: Departementalisasi Wilayah saja
   :: Departementalisasi Produk saja
   :: Departementalisasi Proses saja
   :: Departementalisasi Konsumen saja
3. Rantai Komando :
   :: Signifikan
   :: Tidak Signifikan
   :: Tidak Tahu/ Yakin
4. Rentang Kendali :
   :: Luas
   :: Kecil
   :: Rata-rata/ Sedang
   :: Tidak Tahu/ Yakin
5. Pembuat keputusan :
   :: Sentralisasi
   :: Desentralisasi
   :: Tidak Tahu/ Yakin
6. Formalisasi :
   :: Tinggi
   :: Rendah
   :: Rata-Rata/ Sedang
   :: Tidak Tahu/ Yakin

Produk Warga

Produk Warga

Dasar-Dasar Organisasi

INDEX
:: artikel di bawah dikutip dari berbagai sumber
:: klik judul artikel di bawah untuk melihat artikel terkait


Dasar-Dasar Organisasi

1. Apa itu Organisasi ?
2. Mengenal sedikit tentang ISO & PDCA cycle
3. Elemen Kunci Disain Organisasi
4. Tipe Disain Organisasi
5. Tips Meeting Yang Efektif dan Efisien
6. Menyiapkan Meeting Minutes (Risalah Meeting)
7. Langkah Melakukan Perencanaan dan Eksekusi
8. 
   

Peraturan Perundangan Terkait Organisasi

1. Permendagri No 05/ 2007 tentang Pedoman Penataan Lembaga Kemasyarakatan 
2. Permensos  No. 77/HUK/2010 tentang Pedoman Dasar Karang Taruna
3. 
   

Elemen Kunci Disain Organisasi

6 Elemen Kunci Disain Organisasi

I. SPESIALISASI KERJA, menggambarkan sejauh mana tugas-tugas organisasi dibagi dalam beberapa pekerjaan terpisah

II. DEPARTEMENTALISASI, merupakan dasar dimana pekerjaan dikelompokan bersama (setiap organisasi memiliki cara khusus sendiri mengklasifikasikan dan pengelompokan aktivitas kerjanya)

Bentuk Umum Departementalisasi
1. Departementalisasi Fungsional: pengelompokan kerja sesuai fungsinya.  
(+) lebih efisien dalam: penempatan orang dengan keahlian/ orientasi khusus/ umum, koordinasi fungsional, spesialisasi yang mendalam (fokus)
(-) kurangnya komunikasi lintas area fungsional, terbatasnya wawasan terhadap tujuan utama organisasi

2. Departementalisasi Produk: pengelompokan kerja berdasar produknya. 
(+) spesialisasi keahlian produk/ jasa yang sama, KaBag bisa sangat menguasai pekerjaannya, Lebih dekat/ intim dengan konsumennya
(-) duplikasi fungsi, terbatasnya wawasan terhadap tujuan utama organisasi

3. Departementalisasi Wilayah: pengelompokan kerja berdasar teritori atau atau wilayahnya. 
(+) lebih efektif dan efisien mengatasi masalah spesifik yang muncul di suatu wilayah, bisa melayani lebih baik terkait kebutuhan khusus (unik) suatu wilayah
(-) duplikasi fungsi,  merasa terisolasi dari area organisasi lainnya

4. Departementalisasi Proses: pengelompokan kerja berdasar aliran produk/ konsumen (proses). 
(+) aliran aktifitas kerja lebih efisien
(-) hanya bisa digunakan pada produk yang spesifik

5. Departementalisasi Konsumen: pengelompokan kerja berdasarkan konsumen secara umum. 

III. RANTAI KOMANDO, didefinisikan sebagai garis kewenangan dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan terbawah dan menjelaskan siapa harus melapor/ bertanggung jawab kepada siapa. Konsep dasarnya adalah Otoritas (mengacu pada hak suatu posisi melakukan pengaturan), Tanggung Jawab (kewajiban melakukan tugas yang diberikan), Kesatuan Komando (setiap orang harus melapor pada satu pimpinannya)

IV. RENTANG KENDALI, menentukan jumlah tingkat dan pengurus organisasi agar bisa efisien dan efektif dalam mengelola

V. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI
Sentralisasi: 
(+) Lingkungan menjadi lebih stabil sehingga organisasi bisa membesar
(-) Pengurus tingkat bawah tidak memiliki suara/ hak memutuskan, kurang memiliki pengalaman mengambil keputusan
(+) hasil keputusannya sangat signifikan karena diambil dari pengurus tertinggi
(-) Munculnya resiko krisis/ gagalnya organisasi 
(+/-) Efektifnya implementasi strategi organisasi hanya tergantung dari pengaturan/  keputusan yang dilakukan pengurus

Desentralisasi:
(-) Lingkungan menjadi kompleks dan tidak pasti
(+) sangat cocok untuk organisasi yang secara geografis tersebar
(+) Pengurus tingkat bawah memiliki kesempatan/ terlatih mengambil keputusan kecil,  sehingga perlu didukung oleh pengurus di atasnya agar keputusan kecil tadi lebih berdampak luas
(+) Membangun budaya terbuka dalam organisasi agar tiap pengurus bisa menyampaikan  pendapat/ idenya
(+/-) Efektifnya implementasi strategi organisasi tergantung dari keterlibatan dan fleksibilitas pengurus membuat pengaturan/ keputusan


VI. FORMALITAS, mengacu sejauh mana aktifitas dalam organisasi dibakukan perilaku anggota dipandu oleh aturan dan prosedur.

Apakah Organisasi itu ?

Apakah Organisasi itu ?

Organisasi (Yunani: organon - ALAT) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah kegiatan untuk tujuan bersama.

Yang dilakukan dalam organisasi 

berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi

Partisipasi dalam Organisasi

Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua struktur yang terkait baik itu secara langsung maupun secara tidak langsung agar setiap individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan sehingga kerja organisasi menjadi efektif dan efisien.

Bentuk-bentuk partisipasi dalam berorganisasi: pikiran, tenaga, keahlian, barang, uang yang dilakukan dengan senang, sukarela dan penuh tanggung jawab.

Hak dan Kewajiban Anggota Organisasi

Hak dan kewajiban tiap anggota organisasi harus ditentukan dengan jelas sebagai rujukan pertanggungjawaban sesuai tugas dan kewajibannya merujuk AD/ ART & keputusan organisiasi tsb ataupun sesuai pangkat/ jabatan dalam organisasi tersebut.  

Contoh Kewajiban Anggota Organisasi:

1. Mentaati AD/ ART, peraturan internal dan disiplin organisasi.
2. Aktif melaksanakan dan mengembangkan program/ kegiatan organisasi.
3. Memperluas keanggotaan organisasi dengan menyebarkan asas dan tujuan organisasi.

Contoh Hak Anggota Organisasi:

1. Hak bicara dan hak suara (penetapan tujuan, pembuatan keputusan, pengawasan, evaluasi, dll)
2. Hak memilih dan dipilih.
3. Hak membela diri dan mendapatkan pembelaan dari organisasi.
4. Hak mendapatkan informasi.
5. Hak mengikuti kegiatan yang diadakan oleh organisasi.

Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Organisasi

Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) dalam sebuah organisasi berfungsi untuk menggambarkan mekanisme kerja suatu organisasi.

Anggaran Dasar berfungsi juga sebagai DASAR pengambilan sumber peraturan / hukum dalam konteks tertentu dalam organisasi. 

Anggaran Rumah Tangga berfungsi menerangkan hal-hal yang belum spesifik pada Anggaran Dasar atau yang tidak diterangkan dalam Anggaran Dasar, Karena Anggaran Dasar hanya mengemukakan pokok-pokok mekanisme organisasi saja. Anggaran Rumah Tangga adalah perincian pelaksanaan AD 

Pembagian/ Distribusi/ Delegasi Kerja

Seseorang pemimpin yang cakap akan pandai dan mampu mendelegasikan wewenang kepada anggotanya dalam wujud tim/ seksi/ bidang kerja organisasi sehingga tiap program kerja organisasi bisa secara detil/ rinci dijabarkan dan masing-masing tim kerja bisa fokus berkontribusi memberikan layanan terbaiknya secara spesifik sesuai dengan peran tim kerjanya. 

Instruksi dan Koordinasi

Instruksi organisasi efektif bila dilandasi dengan komunikasi jelas (lisan, tulisan, gambar) dan konsitensi pemimpin serta anggota organisasi untuk mewujudkan suatu tindakan/ upaya demi tercapainya tujuan dari instruksi tersebut. Dan koordinasi yang baik melalui komunikasi, perencanaan kerja, dll akan menghindarkan dari pekerjaan berulang dan kesimpangsiuran antar tim kerja dalam mencapai tujuan dari suatu instruksi organisasi.  

Keterangan:

1. Efektif adalah suatu usaha yang benar/ tepat untuk menghasilkan sesuatu sesuai tujuan/ sasaran. Semakin mendekati sasaran (kualitas, kwantitas, waktu) maka makin tinggi efektifitasnya
2. Efisien adalah suatu pencapaian tujuan/ sasaran dari suatu usaha dengan memperbandingkan suatu usaha (input) dengan hasilnya (output). Efisien berkaitan dengan kecepatan dan pemanfaatan sumber daya yang seminimal mungkin.
3. Sarana adalah sesuatu yang dipakai (secara langsung) sebagai alat (utama) dalam mencapai maksud dan tujuan. Contoh sarana transportasi: bus, mobil, motor, dsb.
4. Prasarana adalah segala sesuatu yg merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (baca: penunjang dari sarana). Contoh prasarana transportasi: jalan, rambu lalu lintas, lampu, dsb.

*dikutip dari berbagai sumber